Überörtliche Prüfung der Stadt Altena durch die gpaNRW

(EB). Im Rahmen der turnusmäßigen Prüfungen von Kommunen in NRW durch die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) wurden jüngst auch im Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Altena die von der gpaNRW analysierte Haushaltssituation und die Prüfungsergebnisse vorgestellt. Prüfer Martin Dornseifer (KKM, GA), Projektleiterin Anika Wolff und Michael Esken, Präsident der gpaNRW, präsentierten der Lokalpolitik die Ergebnisse aus den untersuchten Prüfgebieten und Handlungsfeldern.

Seit 2024 wieder Defizite

Die globalen Krisen und schwache Konjunktur, fehlende Steuereinnahmen und zugleich steigende Transferaufwendungen sowie Personal- und Versorgungsaufwendungen belasten auch die Haushaltssituation der Stadt Altena. Nach einigen positiven Jahresergebnissen, die erstmals wieder zu einem positiven Eigenkapital geführt haben, hat sich die Situation ab 2024 wieder mit deutlichen Defiziten geändert. Die Plandaten zeigen, dass auch für den mittleren Betrachtungszeitraum bis 2028 eine durchweg negative Entwicklung der Haushaltssituation erwartet wird. „Altena muss weitere Konsolidierungsmöglichkeiten für ein Haushaltssicherungskonzept finden. Der Handlungsdruck ist somit hoch“, stellt Michael Esken fest.

Ein weiterer Anstieg der Schulden erwartet

Eine zusätzliche Belastung ergibt sich in Altena durch die Gesamtverbindlichkeiten. Diese sind höher als bei den meisten Vergleichsstädten. Die Plandaten mit nötigen Investitionen für Sanierungsmaßnahmen lassen einen weiteren Anstieg der Schulden mit steigender Kapitaldienstbelastung erwarten, auch wenn die Hilfen durch das Altschuldenentlastungsgesetz für eine einmalige Entlastung in 2026 sorgen.

Zielgerichtete Haushaltssteuerung

Zur Konsolidierung trägt eine zielgerichtete Haushaltssteuerung bei. Hierbei gewinnt allge-mein der Aspekt der Nachhaltigkeit an Bedeutung. Um dies zu unterstützen, möchte die Stadt Altena die Planung der finanziellen Ressourcen noch stärker mit Nachhaltigkeitszielen und -kennzahlen verknüpfen. Vor Investitionsentscheidungen führt die Stadt Altena in Teilen Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen durch. Da diese dezentral von den jeweils zuständigen Fachdiensten erstellt werden, empfiehlt die gpaNRW, hierfür Wertgrenzen und Mindeststandards zu definieren. Zudem sollte die Stadt vorsorglich den vorhandenen verbindlichen Handlungsrahmen für ihr Kreditmanagement um Hinweise für das Anlagemanagement erweitern.

Automatisierungsgrad in der Zahlungsabwicklung steigern

In den Handlungsfeldern Zahlungsabwicklung und Vollstreckung zeigen sich für die Stadt Altena einige Optimierungsmöglichkeiten. In der Zahlungsabwicklung sind die Aufwendungen vergleichsweise hoch, da manuelle Arbeiten, die zum Beispiel in Zusammenhang mit ungeklärten Einzahlungen stehen, einen hohen Arbeitsaufwand verursachen. Um die Effizienz zu erhö-hen, sollte die Stadt anstreben, den Automatisierungsgrad in der Zahlungsabwicklung zu steigern. Dies würde sich auch positiv auf die Prozesse in der Forderungsabwicklung auswirken. Bei der Vollstreckung liegen Personaleinsatz und Aufwendungen interkommunal im durchschnittlichen Bereich. Dabei erreicht die Stadt Altena eine hohe Erfolgsquote. Den hohen Bestand bestehender Vollstreckungsforderungen sollte sie weiter abbauen.

Möglichkeit digitaler Gremiensitzungen

Die Aufwendungen für die Gremienarbeit der Stadt Altena liegen trotz verhältnismäßig weniger Sitzungstermine interkommunal auf überdurchschnittlichem Niveau. Die Gremienstruktur stellt sich weitgehend unauffällig dar. Die Stadt Altena sollte kurzfristig – wie beabsichtigt – ihre Hauptsatzung ändern und an die rechtlichen Voraussetzungen anpassen. Die Gremienarbeit ist in Altena bereits weitgehend digitalisiert. Die Stadt hat formale Voraussetzungen für digitale und hybride Sitzungen geschaffen, um die Handlungsfähigkeit des Rates in Krisensituationen sicherzustellen. Perspektivisch sollte sie sich mit den dazu notwendigen technischen Voraussetzungen befassen.

Strategien bei Personal und Digitalisierung nötig

Im Prüfgebiet Personal, Organisation und Informationstechnik zeigt sich, dass die Stadt Altena Grundlagen geschaffen hat, um den aktuellen Herausforderungen zu begegnen. Es fehlt vielfach aber noch an Strategien zur Bewältigung der Personalfluktuation aufgrund der demografischen Entwicklung bei geleichzeitigem Fachkräftemangel sowie der steigenden Anforderungen an die Digitalisierung und die IT-Sicherheit. Im Hinblick auf Personalentwicklung und -management kann Altena die bestehenden Strukturen verbessern, indem sie ihr Wissensmanagement weiter ausbaut. Zudem sollte sie sich der Möglichkeiten bewusst sein, die eine interkommunale Zusammenarbeit grundsätzlich bietet. Ein zentrales Prozessmanagement zur Optimierung der Verwaltungsabläufe ist in Altena nicht installiert. Auch Aspekte zur Aufgabenerledigung erfolgen eher anlassbezogen als systematisch. Dies bietet ebenfalls Optimierungspotenzial. Die Stadt Altena erreicht bisher ein niedriges Digitalisierungsniveau ihrer Dienstleistungen und sollte daran arbeiten, die Homepage der Stadt und das Serviceportal nach dem Cyber-Angriff auf den IT-Dienstleister wieder aufzubauen.

Krisenmanagement hat viel Optimierungspotenzial

Krisensituationen wie die Flutkatastrophe oder den Cyber-Angriff musste die Stadt Altena in der Vergangenheit bewältigen. Die Stadt beabsichtigt, die Erkenntnisse daraus zusammen mit den Handlungsempfehlungen der gpa zu nutzen, um ein Krisenmanagement aufzubauen und kon-krete Risiken für das Stadtgebiet zu eruieren. Bisher fehlt es der Stadt an formellen und über-greifenden Konzepten. Dazu sollte sie zunächst eine Dienstanweisung für den Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) aufstellen und den SAE personell besetzen. Großes Potenzial zur Verbesserung gibt es zudem bei den Bewältigungsstrategien, der Identifizierung von Risiken sowie bei Schulungen und Übungen, die auf den Krisenfall vorbereiten, sowie bei deren strukturierter Nachbereitung. Darüber hinaus sollte sich die Stadt Altena mit der Kommunikation und der Handlungsfähigkeit der Verwaltung im Krisenfall beschäftigen.

Fachsoftware kann Jugendhilfe entlasten

Die Haushaltsbelastung bei den gestiegenen Aufwendungen für die Hilfen zur Erziehung ist bei der Stadt Altena höher als in den meisten Vergleichsstädten. Zusätzlich zu der höheren Falldichte belastet die Stadt Altena der vergleichsweise höhere Anteil stationärer Hilfen im Vergleich zu den ambulanten Hilfen. Die Personalsituation in der Wirtschaftlichen Jugendhilfe (WiJu) stellt sich aufgrund der Größendimension des Jugendamtes besonders dar. Die Stadt sollte eine Stellenbemessung vornehmen und auch Arbeitshilfen und Abläufe verschriftlichen. Eine effizientere und entlastende Fallbearbeitung der WiJu wäre mit dem Einsatz einer Fachsoftware gegeben, die auch die digitale Zusammenarbeit mit dem Allgemeinen Sozialen Dienst (ASD) ermöglichen würde. Der Austausch zwischen WiJu und ASD ist aufgrund der örtlichen Nähe sehr gut, die WiJU wird sehr früh in den Hilfeprozess eingebunden. Eine Digitalisierung der Abläufe könnte hilfreich für ein Finanzcontrolling sein. Die Stadt Altena sollte zudem Kos-tenerstattungen differenzierter ausweisen, um Kenntnisse für die Steuerung zu erlangen. „Wir sehen ihre Bemühungen, um bei anhaltenden Belastungen den Haushalt ihrer Kommune zu sanieren. Unsere Prüfungsergebnisse und Optimierungsvorschläge können Sie dabei unterstützen. Zudem stehen wir Ihnen mit unserer Expertise bei Bedarf gerne individuell weiter zur Seite“, so gpa-Präsident Michael Esken.

Nehmen die Hinweise ernst

Bürgermeister Guido Thal erklärt zu den Ergebnissen der gpaNRW: „Ich danke der Gemeindeprüfungsanstalt für den kritischen Blick von außen. Die Ergebnisse zeigen, dass wir trotz oder gerade wegen der schwierigen Haushaltslage zielgerichtet investieren und verantwortungsvoll handeln müssen. Wir nehmen die Hinweise ernst, setzen notwendige Maß-nahmen zügig um und entwickeln unsere Stadt auch in der Zukunft nachhaltig weiter – transparent, fair und gemeinsam mit den Bürgerinnen und Bürgern.“

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung

Die gpaNRW hat die Stadt Altena im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreis-angehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:

• Finanzen
• Zahlungsabwicklung und Vollstreckung
• Gremienarbeit
• Personal, Organisation und IT
• Kommunales Krisenmanagement
• Hilfe zur Erziehung

Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Altena zusammengefasst.

Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsi-dent der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken. Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlun-gen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.